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行業(yè)動(dòng)態(tài)
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如何快速的學(xué)習(xí)OA辦公軟件

瀏覽:   發(fā)布時(shí)間:2019-08-02  [我要打印]

       OA是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù),都屬于OA辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。OA辦公系統(tǒng)具備了靈活性,也就具備了跟著企業(yè)走的基礎(chǔ),跟上企業(yè)的步伐,才能讓企業(yè)對產(chǎn)品認(rèn)同成交。


  學(xué)習(xí)OA系統(tǒng)首先要提高學(xué)習(xí)積極性,明白自己需要掌握哪些內(nèi)容。OA系統(tǒng)的學(xué)習(xí)需要掌握流程審批、協(xié)同工作、公文管理(國企和政府機(jī)關(guān))、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、會議管理、關(guān)聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調(diào)查、常用工具(計(jì)算器、萬年歷)等內(nèi)容。下面我們進(jìn)行部分內(nèi)容的介紹:


  1、工作流程


  梳理規(guī)范的工作流程,是工作有序開展,規(guī)范執(zhí)行,持續(xù)跟進(jìn)的前提。具體功能如下:


  新建工作:用來創(chuàng)建一項(xiàng)新的工作,需要選擇由管理員事先設(shè)置好的各項(xiàng)流程。可以按部門或崗位設(shè)置工作的創(chuàng)建權(quán)限。創(chuàng)建后可以輸入相關(guān)數(shù)據(jù),可以上傳附件,然后轉(zhuǎn)交給下一個(gè)環(huán)節(jié)。


  我的工作:用來查看和辦理各項(xiàng)工作,默認(rèn)顯示需要我辦理的待辦工作,也可以按照多個(gè)條件查詢所有與當(dāng)前用戶有關(guān)的工作,點(diǎn)開某個(gè)工作之后,可以查看和輸入信息,可以填寫附加意見,可以退回、轉(zhuǎn)交、委托、傳閱;可以查看流程圖、打印表單。還支持正文的在線編輯。


  工作監(jiān)控:該模塊是給管理員和單位領(lǐng)導(dǎo)使用的,通過該模塊可以監(jiān)控各項(xiàng)工作的執(zhí)行情況,可以查看工作的表單數(shù)據(jù),可以查看工作的辦理進(jìn)度,可以催辦、代辦、移交。


  工作查詢:用來查詢各項(xiàng)工作的明細(xì)信息,可以在表單設(shè)置內(nèi)先設(shè)計(jì)好明細(xì)報(bào)表的樣式,然后在此模塊內(nèi)點(diǎn)擊各個(gè)報(bào)表,即可查看到具體的數(shù)據(jù)。


  工作統(tǒng)計(jì):用來查看各項(xiàng)工作的統(tǒng)計(jì)信息,可以在表單設(shè)置內(nèi)先設(shè)計(jì)好統(tǒng)計(jì)報(bào)表的樣式,然后在此模塊內(nèi)點(diǎn)擊各個(gè)報(bào)表,即可查看到具體的數(shù)據(jù)。


  檔案管理:使用該模塊可以將已辦結(jié)的工作進(jìn)行歸檔,可以按部門、業(yè)務(wù)、年份等多種口徑進(jìn)行歸檔,可以設(shè)置精確的檔案查閱權(quán)限。


  表單設(shè)置:用來設(shè)置各項(xiàng)工作的表單格式,支持從Word或Excel導(dǎo)入表單模板,支持在線設(shè)計(jì)表單格式,系統(tǒng)提供了豐富的控件,并提供了腳本、樣式、公式設(shè)計(jì)器;支持從外部數(shù)據(jù)源選擇數(shù)據(jù)。


  流程設(shè)置:用來設(shè)計(jì)各項(xiàng)工作的辦理流程,提供了圖形化的流程圖設(shè)計(jì)器,可以非常簡單的畫出直觀明了的流程圖;流的每一步都可以設(shè)置辦理人員、可操作的輸入項(xiàng)、轉(zhuǎn)交條件、辦理時(shí)限、短信提醒和擴(kuò)展設(shè)置。流程可以并行,也可以串行;可以按步驟設(shè)置退回、附件上傳、正文編輯、催辦、傳閱等權(quán)限。


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  2、公文管理


  領(lǐng)導(dǎo)手寫簽批:公文稿簽紙和公文正文領(lǐng)導(dǎo)手寫簽批


  公文管理:文種管理、代字管理、序號管理、公文模板管理


  公文標(biāo)題:標(biāo)題上下標(biāo)、公文標(biāo)題自動(dòng)驗(yàn)證是否符合《國家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)范》要求


  公文文號:手工占號、文號查詢


  正文規(guī)范化:紅頭樣式、編輯鎖定、正文內(nèi)容(字體、字號、行距、頁邊距)、成文日期格式、空白頁處理、版跡自動(dòng)沉底


  電子印章定位控制:自動(dòng)上套、中套、下套定位,手工定位


  附件管理:斷點(diǎn)續(xù)傳、在線編輯、授權(quán)與排序


  痕跡保留:隱藏或顯示痕跡、選擇查看某個(gè)人的修改痕跡


  3、信息中心


  系統(tǒng)通過實(shí)時(shí)短消息功能可以實(shí)現(xiàn)員工之間在線實(shí)時(shí)交流,極大的方便了日常辦公。目前支持的聲音提示、圖標(biāo)提示功能進(jìn)一步增強(qiáng)了使用友好性。同時(shí)支持的提醒鬧鐘設(shè)置功能,可以進(jìn)行日常按時(shí)提示的功能。


  即時(shí)信息:系統(tǒng)自動(dòng)生成用戶列表,可輕松選擇接收對象,無遲緩與刷新。支持系統(tǒng)消息群發(fā),與對某部門群發(fā)。此外,可自由定制好友群組,選擇常用對象集中發(fā)送。


  遠(yuǎn)程通訊:用戶無論在何地通過網(wǎng)絡(luò)登入系統(tǒng)都可以實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對點(diǎn)的即時(shí)通訊。


  文本傳輸:可輕松選擇用戶對象,一次可同時(shí)傳幾個(gè)文件。同時(shí)也可以直接傳給自己。可查看文件傳輸歷史記錄。速度極快。


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  4、計(jì)劃管理


  系統(tǒng)通過對工作計(jì)劃、工作任務(wù)跟蹤以及工作報(bào)告管理三者緊密的結(jié)合,實(shí)現(xiàn)對計(jì)劃的完整管理:用戶可在系統(tǒng)內(nèi)寫各人工作計(jì)劃,同時(shí)可進(jìn)行瀏覽查看,修改、刪除管理的操作。


  計(jì)劃安排:實(shí)現(xiàn)對日常工作計(jì)劃的安排、下達(dá)、負(fù)責(zé)人員的指定,同時(shí)支持進(jìn)行計(jì)劃的再分解操作。實(shí)現(xiàn)工作由上到下,由總到分的統(tǒng)一安排管理。


  工作任務(wù)跟蹤:用戶可以隨時(shí)在計(jì)劃的各個(gè)階段對自己的工作進(jìn)行總結(jié)、注釋等,便于自己或者部門主管了解你的工作情況。


  工作報(bào)告:各員工可以每天對部門進(jìn)行工作匯報(bào),各部門負(fù)責(zé)人可每周把部門的工作向更上以及進(jìn)行匯報(bào),填寫相關(guān)信息,以便及時(shí)梳理工作,反饋問題,及時(shí)解決。同時(shí),系統(tǒng)會存儲歷史記錄。


  5、文檔管理


  系統(tǒng)主要包括類別定義:通過對于單位內(nèi)部文檔庫的分類定義,權(quán)限劃分。建立單位內(nèi)部文檔資源庫。


  文檔發(fā)布:各相關(guān)人員可對在授權(quán)范圍內(nèi)的文檔目錄進(jìn)行相應(yīng)的發(fā)布管理操作。


  文檔查詢:各相關(guān)人員對在授權(quán)范圍內(nèi)的文檔進(jìn)行在線查找、瀏覽。提高了日常工作效率。


  文檔上傳:系統(tǒng)讓用戶在本機(jī)上傳各種文檔、圖片、視頻等,以便資源共享。


  文檔共享:系統(tǒng)開通了企業(yè)內(nèi)部信息共享下載通道,各用戶可對需要共享的文件、圖片、動(dòng)畫、視頻、音樂等進(jìn)行共享。用戶進(jìn)入共享共享區(qū)后可在線瀏覽文件,看圖片、動(dòng)畫、視頻、聽音樂等。用戶共享的文件可隨時(shí)停止共享,刪除等,協(xié)同軟件、輕松管理。


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  6、行政管理


  行政管理工作是企業(yè)運(yùn)行的后勤保障,涉及面廣,管理繁雜,監(jiān)督執(zhí)行較難,通過協(xié)同辦公實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理,提高企業(yè)資源利用率,盡量減少資源的浪費(fèi)。


  用品管理:本模塊用來對日常用品進(jìn)行管理,包括用品登記、用品領(lǐng)用、用品退還、用品查詢和用品統(tǒng)計(jì)等功能。


  資產(chǎn)管理:本模塊用來對固定資產(chǎn)進(jìn)行管理,包括資產(chǎn)登記、資產(chǎn)查詢和資產(chǎn)設(shè)置等功能。可以設(shè)置資產(chǎn)的類別、購置人、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、資產(chǎn)價(jià)值等信息。


  檔案管理:本模塊用來對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理,包括檔案登記、檔案借閱、檔案歸還和檔案查詢等功能。


  圖書管理:本模塊用來對圖書資料進(jìn)行統(tǒng)一管理,包括圖書登記、圖書借閱、圖書歸還、圖書掛失等功能。


  會議管理:本模塊用來對日常會議進(jìn)行管理,包括會議申請、會議查詢、會議提醒和會議室設(shè)置等功能。


  接待管理:本模塊用來對接待信息進(jìn)行管理,包括接待申請信息登記、接待安排等。


  車輛管理:本模塊用來對內(nèi)部各車輛進(jìn)行管理,包括用車申請、車輛調(diào)度、車輛檔案、車輛維修、車輛保養(yǎng)、車輛報(bào)廢等功能。


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