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生產(chǎn)企業(yè)
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智慧檔案管理系統(tǒng)

瀏覽:   發(fā)布時間:2023-11-03  [我要打印]

智慧檔案平臺

1.具備首頁集中化展現(xiàn)檔案庫房信息、管理檔案、庫房管理、庫房環(huán)境管理、檔案配置、系統(tǒng)設置等功能模塊,各模塊相關功能操作應邏輯分明,符合實體檔案管理流程要求及庫房專用設施管理要求。

2.軟件各功能應具備完備性、正確性、一致性、易理解性、可操作性等方面要求。

3.首頁集中化展現(xiàn)檔案庫房信息:

(1)至少展現(xiàn)檔案庫房實時環(huán)境、系統(tǒng)消息、庫房容量、曲線報表、檔案檢索等內容。

(2)系統(tǒng)消息應顯示當前用戶的所有提示信息,其中包含報警消息、下載消息等。

(3)庫房容量支持通過圖形的形式顯示庫房的容量信息。應至少顯示庫房已用容量占比及空閑容量占比。

(4)曲線報表支持通過曲線圖的方式顯示庫房內環(huán)境數(shù)據(jù)的走勢。

1.管理檔案:

(1)具備實體檔案管理功能,支持針對檔案條目和電子文件進行管理,可以對條目數(shù)據(jù)進行批量操作功能,如生成檔號、數(shù)據(jù)導入、導出等。支持按照不同的檔案管理方式(案卷-卷內級和文件級),對檔案條目和電子文件進行錄入管理操作。管理者查詢到需要的檔案數(shù)據(jù),可以進行借閱,同時檔案借閱功能應產(chǎn)生借閱記錄。

(2)支持對檔案盒信息進行管理,保證檔案盒號與實體檔案盒一一對應。檔案盒支持通過條碼(一維或者二維條碼)或者綁定RFID標簽的方式來與實體檔案盒建立關聯(lián)。

(3)支持檔案借閱歸還,并可至少通過三種方式: RFID設備、條碼設備及手動輸入檔案盒盒號。

(4)支持檔案盤點,對檔案是否在庫、錯位、丟失、新增進行盤點。掌握檔案數(shù)據(jù)的流動情況(入庫、在庫、出庫、錯位、丟失的流動狀況)。 盤點工作支持RFID設備和條碼設備輔助。

(5)支持檔案檢索,可通過關鍵詞、檔案盒條碼、地址碼等方式快速查找所需的檔案信息。查找到所需的檔案信息后,可通過借閱功能,對已查找到的檔案信息進行借閱。同時打開該信息所在位置的密集架架體并展示該密集架的實時監(jiān)控錄像,產(chǎn)生開架記錄。

(6)檔案管理支持出入庫記錄,可關聯(lián)RFID檔案盒,通過RFID通道門時自動記錄出入的檔案盒信息。

2.庫房管理:

(1)具備檔案庫房管理功能,對檔案庫房中各類專用設備:如密集架設備、安防設備、檔案存放環(huán)境設備、RFID設備、條碼設備、導引設備進行統(tǒng)一管理。可設置密集架的IP、端口等參數(shù)信息。可對庫房密集架的區(qū)、列、節(jié)、層信息進行維護。

(2)可監(jiān)控架體的實時狀態(tài)、實時環(huán)境信息(溫度、濕度)。可遠程操控密集架設備。

(3)軟件應支持對密集架架體進行自檢,支持以遠程檢測密集架架體的方式,了解密集架的運行狀態(tài),防止出現(xiàn)架體故障危害檔案人員安全。

(4)可設置檔案存放環(huán)境設備的IP、端口等參數(shù)信息。

(5)可設置RFID設備IP、端口等參數(shù)信息,管理RIFD通道門,當檔案通過安全通道門時,如該檔案為非授權狀態(tài),則通道門會發(fā)起聲光報警。

(6)可設置導引設備IP、端口等參數(shù)信息,展示庫房中的環(huán)境信息,這些信息可以通過平臺軟件進行實時推送。

(7)軟件支持監(jiān)控管理,可實現(xiàn)視頻實時預覽功能,可以對檔案庫房攝像頭進行集中管理。支持一屏、四屏、九屏的形式進行分屏預覽功能。

(8)軟件實時同步庫房門禁主機的操作記錄,查看到庫房的訪問情況和追溯庫房安全的隱患。

(9)在軟件上查看恒濕凈化設備、密集架的故障和維保信息,記錄目前設備的故障情況和故障時間。

(10)應支持對檔案存放環(huán)境各采集設備及管理設備進行遠程控制與管理。實時采集庫房環(huán)境信息進行展示,并定期進行保存。支持設定任務調度各類設備進行運行。

(11)應支持記錄庫房內環(huán)境的變化數(shù)據(jù),可通過列表、曲線方式展示,直觀地對庫房環(huán)境進行監(jiān)控與管理,為庫房管理工作提供數(shù)據(jù)支持。

(12)軟件應具備標準的檔案模型,檔案模型已有一定數(shù)量的常用檔案模板,如文書檔案、會計檔案、基建檔案等,檔案模型還應能自定義檔案管理模板,并對檔案著錄項、元數(shù)據(jù)等進行自定義維護。

3.系統(tǒng)設置:

(1)軟件應具備豐富的自定義設置功能,如用戶管理設置、角色管理設置、權限設置、系統(tǒng)日志設置、系統(tǒng)參數(shù)設置等。

(2)用戶管理,應支持對系統(tǒng)中所有的用戶信息進行維護。包括新增用戶、修改用戶信息、刪除用戶。

(3)角色管理,應支持對系統(tǒng)中所有角色進行維護;可根據(jù)業(yè)務需求來創(chuàng)建角色、修改角色、刪除角色,對角色進行相應的權限授權后,分配給用戶;角色管理中應支持設置默認角色的權限,如賬號設置、我的消息等基本權限。用戶角色可以根據(jù)實際需要而分配維護。

(4)權限管理,系統(tǒng)支持對所有用戶角色進行權限設置及維護,可以根據(jù)實際工作情況,對角色的權限進行限定。權限管理應對角色進行相應的授權,然后將授權后的角色分配給用戶。權限設置應分為功能授權和數(shù)據(jù)目錄授權兩方面。其中功能授權是對軟件功能的管控;數(shù)據(jù)目錄授權是對軟件中條目數(shù)據(jù)和電子文件權限的管控。

(5)系統(tǒng)日志,系統(tǒng)中的所有日志應支持設置和維護。任何用戶在任何時間登錄系統(tǒng)、做任何的操作,以及操作的詳細內容都可被系統(tǒng)記錄下來,達到監(jiān)控系統(tǒng)中每個用戶操作的目標。系統(tǒng)日志應記錄用戶的所有操作,包含系統(tǒng)運行日志、登錄日志、功能操作日志等,日志按照時間段進行保存。經(jīng)過授權后的用戶可以查看日志詳情,同時可對系統(tǒng)日志進行檢索。

(6)系統(tǒng)參數(shù)設置,應包括對系統(tǒng)基本參數(shù)、各類專用管理設備、條碼模板設置、編輯模板、數(shù)據(jù)字典的配置。參數(shù)配置內容應包含參數(shù)標識、參數(shù)值、描述,并且可以添加、修改配置項內容。

(7)軟件應支持設置當前登錄賬戶的基本信息。如姓名、電話、郵箱、頭像和修改密碼等。

4.誤刪除的檔案數(shù)據(jù)回收:

具備數(shù)據(jù)回收功能,保護誤刪除的檔案數(shù)據(jù)(文件、條目數(shù)據(jù)等),將被刪除的檔案數(shù)據(jù)存放在回收站中,回收站支持批量徹底刪除、單條還原,即對多條的檔案數(shù)據(jù)刪除之后,可以選擇一條或者幾條數(shù)據(jù)進行還原。


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